1.   OBJETIVO

Describir las actividades que aplican al tratamiento de los datos personales de Clientes, Proveedores y Usuarios de sus distintos programas y planes de mercadeo.

2.   ALCANCE 

Aplica para los Clientes, Proveedores y Usuarios de sus distintos programas y planes de mercadeo.

3.   RESPONSABLES 

Jefe de Asuntos Legales. 

4.   DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

En cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y del Decreto reglamentario 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, y demás normas que complementan, actualizan o modifican, Masser SAS (en adelante Masser) pública la presente política la cual contiene los lineamientos que aplica para el tratamiento de los datos personales de sus Clientes, Proveedores y usuarios de sus distintos programas y planes de mercadeo.

4.1.    Responsable del Tratamiento de Datos Personales:

Masser, sociedad constituida mediante documento privado del 17 de Enero de 2012 registrado en la Cámara de Comercio el día 20 de Enero de 2012, con domicilio en la ciudad de Barranquilla, y con dirección de notificación en Calle 94 No. 51B – 43 oficina 405 de Barranquilla, correo electrónico de notificación judicial en infomasser@masser.com y PBX: 6053669530.

4.2.    Tratamiento de los Datos Personales capturados por el Responsable del Tratamiento:

Para el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión entre otras de datos  personales  de personas  naturales  por Masser, deberá obtenerse autorización previa e informada de su Titular (Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento) o quien se encuentre  legitimado  de conformidad  con lo establecido  en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, la cual podrá ser concedida por medio escrito u oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan  concluir de forma razonable que otorgó la autorización y que pueda ser objeto de consulta posterior por su Titular o de quien se encuentre legitimado para ejercer los derechos del Titular conforme la ley.

Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados, los cuales fueron tomados de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013:

a)    “Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el

Tratamiento de datos personales;

b)    Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

c)    Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

d)    Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Ciertos datos personales hacen parte de los denominados “datos públicos”, dentro de los cuales se encuentran aquellos incluidos en el Registro Civil. Masser en orden a dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales, requiere del tratamiento de numerosos datos personales, entre estos los de sus trabajadores, a los cuales le resulta aplicable las disposiciones prevista por la Ley 1581 de 2012, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2012, y en consecuencia la presente política.

e)    Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen  racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;

f)     Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del

Tratamiento;

g)    Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

h)    Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

i)      Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;

j)      Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar, cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;

k)    Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable”.

Masser captura datos personales en las siguientes actividades, sin perjuicio que existan otras donde también lo haga:

1.    Captación de datos a través de la Línea de Atención al Cliente.

2.    Manejo de información de Proveedores.

3.    Manejo de información de cartera de sus clientes.

4.    Promociones o actividades especiales dirigidas a sus clientes.

5.    Programas de mercadeo.

6.    Manejo de información de nómina y de selección de personal.

7.    Estudios de mercado.

Durante la ejecución de las actividades  donde se presente la captura de datos personales, el reporte, divulgación, uso, consulta, eliminación o supresión, reenvío, transferencia, transmisión,    administración, acceso, conservación, almacenamiento, archivo, análisis, copia, procesamiento e inclusión de dichos datos personales dentro de sus bases de datos en su servidor o el de un tercero tanto en el país como fuera de él, Masser deberá ceñirse a los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 en el Tratamiento de los datos personales de terceros, para lo cual obtendrá previamente autorización de su Titular. Previo a compartir datos personales con terceros, aliados, contratistas, proveedores, Masser deberá cerciorarse de haber obtenido previamente la autorización del Titular de los datos para darle ese uso. De acuerdo con lo anterior, solo podrá compartir datos personales con terceros cuando cuente con la debida autorización de su titular.

En los usos para los cuales destina Masser los datos personales que captura en ejecución de su objeto social se encuentran, sin limitarse a ellos:

1.    Atención de requerimientos de autoridades.

2.    Manejo interno a efectos de registro de sus clientes

3.    Análisis de riesgo crediticio, análisis estadísticos o de seguridad de sus clientes o usuarios.

4.    Ejecución y/o cumplimiento de los contratos que tiene con terceros, ya sea de compra o venta de combustibles líquidos o GNV o para el manejo de Tiendas de Conveniencia u otro tipo de contratos de diversas naturalezas comprendidos dentro de su objeto social.

5.    El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, proveedores y usuarios de sus distintos programas en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales, de mercadeo (principalmente para planes de fidelidad y relacionales) de ejecución de ventas o estudios de mercado enfocados a su actividad de distribución de combustibles líquidos o GNV o para el manejo de los demás servicios de conveniencia o complementarios.

6.    Para compartir información con aliados comerciales para el ofrecimiento de servicios con beneficios para nuestros clientes, así como encargados de algún tratamiento de la información, en particular para la realización de actividades de conocimiento al cliente, relacionamiento comercial o publicitario, gestión de ventas y actividades de cobranza.

7.    Selección de personal, administración de contrataciones, manejo de relaciones laborales y cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros, así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la empresa.

8.    Reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia principalmente a Datacredito y Cifin cuando sea el caso, en el caso de clientes de operaciones crediticias de la entidad.

9.    Análisis de prospectos con fines comerciales ya sea de clientes o consumidores.

 4.3.     Vigencia de las bases de datos:

Las bases de datos de Masser tendrán una vigencia igual al periodo de tiempo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos o aquel requerido de acuerdo a las normas contables, comerciales, tributarias, laborales, o cualquiera aplicable según la materia, y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información almacenadas en las mismas, con un plazo máximo de cincuenta años. Como consecuencia de lo anterior, y siempre y cuando ello no vaya en contravía del cumplimiento de una norma vigente, una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento de los datos, Masser procederá a su supresión. No obstante lo anterior, los datos personales serán conservados cuando se requieran para dar cumplimiento a una obligación legal o contractual.

4.4.    Derechos de los Titulares de los Datos:

En aplicación de los términos de la ley, Masser asume el papel de Encargado del Tratamiento y Responsable del Tratamiento en todos los casos o en alguno de ellos, dependiendo de cada uno de ellos, cuando recolecte, almacene, use, circule, suprima o transfiera o transmita datos de Titulares en alguna de sus actividades como compañía, ya sea por si misma o a través de terceros.

Los derechos que le asisten conforme a la ley al Titular de los datos son los siguientes:

a)    “Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.  Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo

Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b)    Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;

c)    Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d)    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e)    Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f)     Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento”.

4.5.    Tratamiento   de   Datos   Sensibles   y   datos   personales   de   niños, niñas y adolescentes:

El Tratamiento sobre datos sensibles y los pertenecientes a niños, niñas y adolescentes está prohibido. No obstante lo anterior, Masser podrá realizar el tratamiento de datos de este tipo única y exclusivamente cuando medie autorización previa y expresa de su Titular.

Masser realiza el tratamiento de datos sensibles capturados de sus empleados y con fines únicos y exclusivos de manejo de la relación laboral con la compañía y para dar cumplimiento a las obligaciones legales, contractuales y/o convencionales derivadas de la misma, en vigencia y/o finalizada la misma. 

Dichos datos son manejados en bases de datos del área de gestión humana de Masser.

Para el tratamiento de datos sensibles Masser deberá:

a)    Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

b)    Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

c)    No podrá condicionar ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles.

4.6.    Atención de Consultas, Solicitudes y Reclamos:

Masser deberá permitir el acceso gratuito del Titular de los datos a su información cuando así lo requiera para realizar consultas así como garantizar el derecho a los Titulares de presentar reclamos y solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos personales.

Masser podrá recibir las solicitudes antes señaladas sobre Datos Personales de:

a)    El Titular del dato

b)    De los causahabientes, representantes legales o apoderados de los Titulares; 

c)    De entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o 

d)    Por orden judicial y de terceros autorizados por el Titular o por la ley.

e)    Por estipulación a favor de otro o para otro.

Masser permitirá el recibo de consultas, solicitudes y reclamos por medio escrito a su dirección de notificación judicial en la Calle 94 No. 51B – 43 oficina 405 de Barranquilla, por medio escrito o a través del correo electrónico infomasser@masser.com.co

Las consultas sobre datos personales serán resueltas por Masser en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular o sus causahabientes, manifestando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El trámite de estas consultas y reclamos será gratuito, excepto en los casos señalados expresamente por la ley.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular del dato tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de Masser. El responsable en Masser para la protección de datos personales que dará trámite a las solicitudes, consultas y reclamos relacionados con Habeas Data, es el Oficial de Privacidad de Masser.

4.7.    Recepción de PQR y Consultas:

a)    Para PQR recibidos por medio físico: El escrito deberá ser enviado por correo físico a la Calle 94 No. 51B – 43 oficina 405 en la ciudad de Barranquilla o por correo electrónico infomasser@masser.com.co

Los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos. 

b)    Solicitud para conocimiento, actualización y rectificación de datos personales: Esta procederá frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por el Titular.

c)    Solicitud para revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato: Esta procederá a solicitud del Titular (excepto en los casos donde la ley señala expresamente que no procede) o cuando la Superintendencia de Industria y Comercio así lo determine, previa verificación del incumplimiento por parte de Masser de los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

d)    Reclamos por inexactitud o incumplimiento de obligaciones: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando consideren que se ha presentado un incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar reclamo ante Masser el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1.    El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Masser, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2.    Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3.    El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando exista un reclamo, Masser deberá informar a los terceros con quienes hubiere compartido los datos personales que están siendo objeto de reclamo, que dicho reclamo existe y que se encuentra en trámite.

Adicional a lo anterior, deberá insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

Mientras la información este siendo controvertida por su Titular ante la autoridad, Masser no podrá circularla con terceros.

4.8.     Comité de privacidad:

Con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, se crea el Comité de Privacidad. Este comité está conformado por el/la Director(a) de Gestión Humana, Director(a) de Servicios Complementarios, Director(a) de Combustibles y Lubricantes y el/la Jefe de Asuntos Legales y Corporativos. Este último presidiendo el Comité en su calidad de Oficial de Privacidad. 

Las funciones del Comité son las siguientes: 

1.    Proveer los mecanismos para que los procesos y controles estén diseñados para velar por la protección de datos personales buscando salvaguardar la solicitud de autorización para el tratamiento de datos personales, el cumplimiento de la política de tratamiento de la información, el cumplimiento de las políticas de cada área sobre habeas data, el funcionamiento de los métodos de consulta y respuesta sobre solicitudes asociadas a datos personales. 

2.    Aprobar las recomendaciones de ajustes a las políticas de la entidad que sean puesta en su consideración por el Oficial de Privacidad u otras áreas de la Compañía. 

3.    Aprobar la creación o modificación de bases de datos de la MASSER S.A.S.  

4.    Definir actividades de control y vigilancia frente al cumplimiento de las disposiciones en materia de hábeas data. 

5.    Iniciar y dirigir las investigaciones relacionadas con la administración de la información personal al interior de la compañía junto con el área que ejerce las funciones disciplinarias, de ser el caso. 

6.    Resolver consultas de las distintas áreas de la compañía sobre el tratamiento de datos personales que el Oficial de Privacidad ponga en su conocimiento. 

7.    Solicitar modificaciones a los procesos internos de las distintas áreas de la compañía con el fin de mantenerlos alineados con las normas de habeas data y la Política de Tratamiento de la Información de MASSER. 

8.    Estudiar la solicitud de autorización de las distintas áreas de la compañía para compartir con terceros datos personales capturados por MASSER en caso de que el Oficial de Privacidad lo solicite.  

9.    Analizar y hacer seguimiento a la gestión de implementación de los requisitos legales en materia de Hábeas Data. 

10.  Definir los programas de capacitación y entrenamiento, junto con su periodicidad, que sean requeridos por el personal y contratistas de Masser. 

11.  Revisar los resultados de las auditorías internas y externas realizadas sobre el tratamiento de datos personales y establecer planes de acción frente a sus resultados. 

12.  El Comité de Privacidad sesionará en reuniones ordinarias dos (2) veces al año, o en cada oportunidad que se requiera. El encargado de realizar las convocatorias para las reuniones es el Jefe de Asuntos Legales y Corporativos. 

 4.9.     Actualización de esta Política:

Masser se reserva el derecho de actualizar la presente Política cuando así lo requiera de acuerdo a sus procedimientos internos y ejercicio de sus actividades. Cuando sea actualizada en aspectos que resulten relevantes para los titulares de la información, deberá informarlo a través de medios idóneos de manera previa a su implementación.

5. DIAGRAMA DE FLUJO (Si aplica)

No Aplica

6.    ANEXOS (Documentos externos) 

No Aplica

7.    CONTROL DE CAMBIOS